仕事を最速で終わらせて趣味と両立させる2つの方法

タスク管理
悩んでいる人
「仕事と趣味を両立させたい!」
「残業ばかりで趣味の時間がどんどん減る・・・。」
「もっと趣味やプライベートにも時間を使いたい!」
「仕事の量がありすぎて、処理しきれない!」
「何から手を付けていいのか分からなくてパニック!」

今回は、「仕事と趣味を両立させたい!」そんなあなたを応援します。 

結論としては、タイトルにもあるとおり仕事を最速で終わらせて、趣味の時間を十分に確保しましょう。
働く時間を最小限に抑えることが、仕事と趣味の両立には不可欠です。
 

 本記事では、清水久三子氏の著書【1時間の仕事を15分で終わらせる】を、年間読書量300冊の私が、わかりやすく解説していきます。 

この記事を最後まで読むことで、あなたに次の変化が訪れ、仕事のスピードが今よりも確実に向上します。 

  • 仕事に追われる焦りや不安がなくなる。 
  • 仕事の土台ができて、スムーズに仕事に取り掛かれるようになる。 
      

次のチェックリストに1つでも当てはまれば、この記事を見る価値アリです。 

□頼まれた仕事は断らない又は断れない
□自分の今のタスク量を把握していない
□タスクの所要時間が分かっていない
□タスクに優先順位をつけていない
□資料などの探し物、調べ物に時間がかかる
□デスクが汚い、書類が積まれている
□PC上のデータはゴチャゴチャに保管している

上記のチェックリストに当てはまる部分があれば、それは 

  • やるべき仕事とやらない仕事が整理できていない 
  • 必要な情報やモノが整理されていない

ということです。 

  
仕事の断捨離をしてやるべきことだけに力を注ぐ」、「仕事の環境を整える」ことは、仕事の土台のようなもの。

土台がしっかりしていない建物に誰も入りたがらないように、まずはやるべき仕事だけに取り組むための環境を整えることが、仕事を最速で終わらせるためには不可欠です。 

 

仕事と趣味の両立方法:4C(仕事の断捨離) 

自分がやるべきことに全力を尽くすために、「4C」というフレームワークを使って仕事の断捨離をして、効率化を図りましょう。  

その次に、「仕事の環境を整える」方法を解説していきます。 
 

4C (Cut・Convert・Combine・Create)   

コンサルタントが業務改善に用いるフレームワークとして、この4Cが紹介されています。 

  • Cut(やめる) 
    目的や必要性から見直して、やめる仕事を決める 
  • Convert(移す) 
    苦手な仕事を他の人にやってもらう 
  • Combine(集める) 
    分散していた仕事を一か所に集中させる 
  • Create(作る) 
    本質を捉えてやるべきことを絞り込む 
     

ステップ①:Cut(やめる) 

次の視点で無駄な仕事を減らしましょう。  

  • そもそもやる必要があるのか  
  • 求められているレベル(水準)はどうか  
     

そもそもやる必要があるのか 

そもそも、その仕事の目的は何でしょうか。まずは自問自答して、やるべき仕事かどうか判断します。  

  
例えば、「会社の公式マスコット制作」を「何のために」で深掘りしていきましょう。  

ワタシA
なぜマスコットが必要なの?
ワタシB
会社の認知度を上げるため
ワタシA
なんで認知度向上を目指すの?
ワタシB
会社の信頼性を高めるため
ワタシA
信頼性の向上が目的だったら、SNSやホームページの活用でもいいのでは?

マスコットにこだわる必要はなさそうですね。

「前提ありき」で「目的が不明確」な仕事はどこにもあるものです。  

あなたの周りにもないか、探してみましょう。 
   

求められているレベル(水準)はどうか 

そこまでの必要性がない仕事に、過剰な品質で対応していませんか?  

例えば毎週の定例会議など

業務の進捗状況を報告するだけなのに、資料を作りこむ必要はありません。  

今抱えているタスクの箇条書きくらいで、後は口頭で説明すればいい話です。  

とはいえ、簡略化もやりすぎてしまうと、相手が求める水準とかけ離れてしまいます。
完成系のイメージを相手とすり合わせましょう。

 

ステップ②:Convert(移す)  

次の視点で、あなたがやらなくてもいい仕事は他に移しましょう。  

  • もっと他に全力を注ぐべき仕事はないのか?  
  • 自分の時給に見合った仕事なのか?  
     

もっと他に全力を注ぐべき仕事はないのか? 

あなたが苦手とする業務や、時間だけがかかる単純作業などはありますか?  

それらの仕事に自分の労力を費やすよりも、もっとあなたがやるべき仕事に力を注ぎましょう。  

単純作業を担ってくれる事務員がいないのであれば、アウトソーシング(外注)を検討してみましょう。  

個人が個人に発注するときに便利なサイトが「ココナラ」  

リサーチ、資料作成、記事作成、単純入力作業など、比較的安価に依頼できます

外部に頼むはちょっと…と思う方もいるかと思いますが、今や企業間のアウトソーシングは当たり前の時代ですよね。  

仕事の目的は、ルールを守ることではなく成果を出すことです

  

企業同士が得意な分野で互いを支えあっているのに対し、より規模が小さい個人が成果を出すためには、苦手なことや単純作業に時間をかけているヒマはありません。

それでも心理的なハードルを感じるようであれば、逆に、簡単な注文を受けてみることから始めるのもアリかと思います。

    

自分の時給に見合った仕事なのか? 

自分の時間を時給に換算して考えるようになると、行動の無駄が減っていきます。  

あなたは自分の時給をサッと答えることができますか?

月収を30万円、週の労働時間を40時間、月の労働時間を160時間としたときの時給は1,875円になります。  

 
先ほど述べたココナラを例に出します。  

リサーチ代行なら、2,000円から発注可能です。

自分の時給と作業時間を比べてみると、意外にあなたの時給の方が高くなりますよね?  

このように、自分の時給と作業を比較して、無駄な行動をどんどん削っていきましょう。 
 

ステップ③:Combine(集める)  

まとめてやった方が早くなる仕事はないか、あなたの仕事について考えてみましょう。  

仕事は始める時には準備をしたり、仕事を終えるときは片づけたりと、意外に始まりと終わりの作業に時間を必要とするからです。 

  
私が実践しているのは次のとおり。 

  •  決裁はまとめて処理する 
    私の職場では、決裁(仕事の意思決定を上司に諮る)はチーム全員の目を通してから、上司へ上げることになっています。    
    そのため1時間ごとというマイルールを決めて、一斉に流れ作業として確認することで、時間の削減はもちろん、集中力の維持にも効果的です。  
  • 1週間のスケジュールは金曜日の夕方に考える  
    考える時間も、本書ではまとめた方が効率的であると述べています。   
    「明日は何しようかな?」と、毎日考えては非効率です。  

     

ステップ④:Create(創り出す)  

ただ言われたことを淡々とこなすのではなく、その仕事の課題、すなわち「現状と本来の姿のギャップ」を埋めるためにやるべきことを考えてみましょう。  

言われた仕事をただこなすだけでは、プラスαの結果を出すことはできません。  

いつも受け身の人間は、エサを待っているひな鳥と同じ。

仕事で評価をされる人間は、上司やクライアントの期待をちょっと超えることができる人間です。  

 

プラスαの結果を出すには、難しく考える必要はありません。 

例えば、会議室の確保を依頼された時 

上司
5月20日の10時から、会議室を確保しておいてくれ。
部下A
分かりました。ちなみに会議の目的はなんですか?
上司
ウチの新サービス企画のプレゼンだ。
部下A
では、プロジェクター付きの会議室を用意しますね。
上司
おお、ありがとう!気が利くな!

 

こんな簡単なことでもOKです。 

目的を確認することが、付加価値をつけることにつながります。
    

 仕事と趣味の両立方法:仕事の環境を整える 

机の上やパソコンの中がグチャグチャでは、肝心な時に肝心な資料がすぐに出てきません。

 大切なことは次の3つ。

  • 机の上にはパソコン以外、何も置かない  
  • 紙はデータで保存 
  • ファイル名、フォルダ名、データの在りかは、自分の統一的なルールで管理する  
     

例えば、8年目に突入した私の社会人生活で出会った中で、一番仕事ができない私の同期のHさん。 

彼の机の上は、文字通りの「ごみ屋敷」です。 

整理整頓ができていない彼の仕事はもちろん遅く、月の残業は100時間越え

整理整頓は下記の記事で特集していますので、ぜひこちらも併せてお読みください。
   

仕事ができない人の特徴【コレを直すだけで1年が370日になります】

さいごに

本記事を簡単にまとめると次のとおり。

  • 仕事と趣味を両立させるには次の2つが重要
    • 仕事の断捨離をしてやるべきことだけに力を注ぐ
    • 情報やモノを整理して仕事の環境を整える
  • Cut(やめる)
    • そもそもやる必要があるのか  
    • 求められているレベル(水準)はどうか  
  • Convert(移す)
    • もっと他に全力を注ぐべき仕事はないのか?  
    • 自分の時給に見合った仕事なのか?  
  • Combine(集める)
    • まとめてやった方が早くなる仕事はないか
  • Create(創り出す)
    • 「現状と本来の姿のギャップ」を埋めるためにやるべきことを考える
  • 仕事の環境を整える
    • 机の上にはパソコン以外、何も置かない  
    • 紙はデータで保存 
    • ファイル名、フォルダ名、データの在りかは、自分の統一的なルールで管理する
       

なお本書は、次の4つのテーマによって構成されており、今回はそのうちの【①インプット】紹介しました。 

  1. インプット(入力) 
    やるべき仕事とやらない仕事を整理して情報やモノをそろえる 
  2. プロセス(処理) 
    情報や考えを処理・加工して形にする 
  3. アウトプット(出力) 
    成果につなげる 
  4. コンディション(体調) 
    気力や体力の維持・向上で生産性を上げる  

本書で述べていて、実際に私もそう思うことは、  

インプットの正しい方法を知ることが、一番手っ取り早く仕事のスピードアップにつながります。

それほど、ムダが多くて改善の余地があるということです。 

ぜひこの記事を読んで正しいインプットを実践していただくとともに、他の3テーマを知ることで、この本のタイトルにあるとおり「1時間の仕事が15分で終わる」ようになれば幸いです。

この本が気になった方は、ぜひ実際に手に取ってご覧ください。