【書き方テンプレート付き】ビジネスメールの書き方の基本

その他

 

悩んでいる人
「誤字ない?文法おかしくない?」
 ⇒メールに時間がかかりすぎ。
「そんなつもりじゃっ!怒らないで!」
 ⇒別の意味に捉えられる。
「ヘンに思われないかな?」
 ⇒メールの内容や書き方に悩みすぎ。
「こんなにたくさん返信できない!」
 ⇒処理に追われて残業続き。

こんな経験ないですか? 

正しいビジネスメールの書き方を知らないことであなたは、冒頭のように「時間」と「人間関係」で損をしているかもしれません。 

そんな悩みを解決するのが今回の記事です。 

ビジネスメールには”型”、つまり正しい書き方が存在します。

 

今回は、そんな正しいビジネスメールの書き方を学ぶために、平野友朗氏の著書「仕事が速い人はどんなメールを書いているのか」を、年間読書量300冊の私がわかりやすく解説します。 

この記事を最後まで読むことで正しいメールの書き方を習得して、あなたは「自由な時間」と「良好な人間関係」の両方を手にすることができるようになります。  

3つのビジネスメールの基本

この章では、メールの基本的なことを3つのポイントに分けて説明していきます。

①主導権を握るべし  

仕事が早い人はメールの主導権を自分で握ります。 

なぜなら、主導権を握ることで最短距離でゴールを目指すことができるからです。  

実際、相手に判断を任すような受け身の姿勢では、仕事の進捗管理が思うようにいきません。  

 
【例えば次のメール】
 

・悪いメール「〇〇について一度打合せしたほうがいいですか?」
・良いメール「〇〇について、〇日に一度打合せしましょうか?」

 

悪いメールは、打ち合わせをするかどうかの判断を相手に丸投げしています。  

これでは相手の判断によってやるべき仕事が変わってくるので、仕事の進捗管理なんてできるわけがないですよね。 

 
また、良いメールについて。 

自分の都合のいい日時を添えるだけで、 【相手からの了承→日程調整】  の1回分のやり取りを省略できます。  

このように、積極的にコミュニケーションを取る、つまり主導権を自分が握ることで、ムダなく、自分の思いどおりに仕事を進めることができます。  
  

②最優先は【速さ】 

ビジネスメールで何よりも優先すべきは「速さ」です。  

多くのメールにとって一番良い送信・返信のタイミングは、メールを送るきっかけがあった「翌日」まで。  

なぜなら、例えば打合せ等でお世話になった人へのお礼メールを1週間後に送っても、記憶は薄れ、相手の心証も日が経つごとに薄くなってしまうからです。 

実際に、メールの送信や相手からのメールの返信に遅れるということは、【仕事を止めている】ということにもなります。  

  
【速さをジャマしている例】  

敬語の使い方をネット検索したり、誤字のチェックなど、一つのメールを作成するのに神経質になっている

メールを送る目的を考えてみましょう。それは、情報を素早く的確に伝えることです。

もちろんタイプミスを減らす努力も大切でが、数字や人の名前など、間違えると致命的な部分を重点的にチェックすれば、後は完璧を求める必要はありません。  

細かい誤字くらい、自分で思うより人は気にしていませんし、指摘もされません。  

 

③相手ファースト  

人がそのメールを見るかどうかは、中身ではなく見た目が肝心です。  

なぜなら、相手への配慮が「見てもらえる・返信をもらえるメール」につながるからです。 

実際に、そのメールを見るかどうか、返信するかどうかは、【結論】【相手にしてほしい行動】が明確かどうかです。 

何を言っているのかよくわからないメールなんて、だれも見ないですよね? 
  

悪いメールの特徴は次のとおり 

【見てもらえないメールの特徴】
①一文が30文字以上で見づらい
②改行がされていない
③空白行がなく読んで疲れる
④箇条書きで書けるところも全て「文章」

【返信されないメールの特徴】
①見られないメールの特徴に当てはまっている
②何が言いたいのかわからない
③何をしてほしいのかわからない

 

この逆、すなわち相手を思いやることで、あなたのメールは劇的に良くなります。 
 


 
≪1章まとめ≫
①相手に判断を委ねると、仕事の進捗を自分でコントロールできなくなります。
②メールの目的は「情報を素早く的確に伝えること」です。
③見てもらえる・返信してもらえるメールは、相手への気配りからです。

3つのビジネスメールの書き方の基本

この章では、実際にメールを書く時の基本的な方法を3つのポイントに分けて解説していきます。

①目的の設定  

なぜそのメールを送るのか、5W1Hではなく6W3Hで考えましょう。 

出典「仕事が速い人はどんなメールを書いているのか」より 

なぜなら、目的が不明確では、自分が伝えたいことを相手に正しく伝えることができないからです。  

実際に【報告・連絡・相談・依頼・営業・お礼】どれも必ず目的があります。  

全てのメールに6W3Hが当てはまるわけではありませんが、埋められるところは埋めることで、あなたが伝えたいメッセージは、確実に相手に届くようになります。  

②シナリオの設定  

スタートからゴールまで、相手の反応を予想し、メールのシナリオを組み立てましょう。  

なぜなら、目的をはっきりさせたとしても、相手からのメールに場当たり的な返信をしては、いつの間にか目的とかけ離れた結果にたどり着いてしまうからです。 

スタートからゴールまでのシナリオを設定することで、

全体を俯瞰することができ、必要な資料を言われてから用意するなど、 後手に回ることが少なくなります。

 

また、キホン編でお伝えしたとおり、「メールの主導権」を握るためにも、結末までを意識して、メールを作成しましょう。  
 

③基本構成  

基本の構成は「宛名・挨拶・名乗り・要旨・詳細・結び・署名」、これだけです。 

上記の「見られない、返信されないメール」の特徴でも述べましたが、先に案件名(要旨)を伝えないと、「コレ何のメール?」となったり、不要なことをダラダラと書いては「結局なにが言いたいの?」となってしまうからです。 

大事なことを必要最低限の言葉でテンポよく伝える

これが仕事ができる人のメールの特徴です。 
 

基本構成は下記のとおりになります。 

実際にあなたがメールを書く時は、上から順番どおりに内容を変えていくだけでOKです。 

   
   


 
≪2章まとめ≫
①なぜそのメールを送るのか?自分が伝えたいことを明確にしましょう。
②スタートとゴールを設定して、主導権を握り、ムダなメールを減らしましょう。
③メールの基本の型は【宛名・挨拶・名乗り・要旨・詳細・結び・署名】です。

まとめ 

  • 3つのビジネスメールの基本
    • ①主導権を握るべし:相手に判断を委ねると、仕事の進捗を自分でコントロールできなくなる
    • ②最優先は【速さ】:メールの目的は「情報を素早く的確に伝えること」、誤字脱字は二の次
    • ③相手ファースト:見てもらえる・返信してもらえるメールは、相手への気配りから
  • ビジネスメールの書き方の基本
    • ①目的の設定:なぜそのメールを送るのか?【6W3H】で考える
    • ②シナリオの設定:スタートとゴールを設定して、主導権を握り、ムダなメールを減らす
    • ③基本構成:【宛名・挨拶・名乗り・要旨・詳細・結び・署名】これだけ
       

メールは多くのビジネスマンが毎日触れる、身近で当たり前な連絡ツールですが、正しく使うことができている人はそれほど多くはありません。  

私も、相手からのメールの内容にムッとしたことや、言っている意味が分からなくてけっきょく電話をかけるなど、何度も経験してきました。  

あなたがそうならないためにも、この記事をぜひ参考にしてください。 

正しいメールは、あなたに「自由な時間」と「良好な人間関係」を与えてくれます。

今回紹介した、平野友朗さんの本が気になった方は、ぜひ下記のリンクからご購入ください。