仕事が終わらないストレスからの解放【タスク管理を見直しましょう】

タスク管理
悩んでいる人
毎日やらなきゃいけないことがたくさんあって大変 。大量のタスクを目の前に、何から手を付けていいのかわからない 。毎日遅くまで残業していて辛い。何となく不安、ストレスを感じる 。

今回は、大量のタスクをどう片付ければいいのかわからない、不安とストレスを感じている、そんなあなたを応援します。

  

ずばり、GTDを試してみてください! 

GTDとは簡単に言えばタスクの大掃除。 一回ぜんぶ出して、ルールに沿って選別して、スッキリさせることです。 

デビッド・アレン氏の著書【全面改訂版 はじめてのGTD ストレスフリーの整理術】で紹介しているこの方法は、20冊以上のタスク管理術の本を読んできた私が一番効果を実感したものです。

 
 GTDをおススメする理由は次の3つ

  1. ストレスや不安がなくなるから 
  2. 仕事のクオリティ、スピードが向上するから 
  3. GTDを使い続けて3年目の私のお墨付き 

 
 具体的にはこういうことです。
 

✓ストレスや不安がなくなるから 

GTDによってやるべきこと、つまりタスクが全て【見える化】されます。

頭の中にいくつもタスクを抱えていては忘れることもあるし、優先度別に脳のタンスにしまっておくこともできません。また、

脳科学的にマルチタスクは不安やストレスの原因と言われています。

なので、タスクを全て【見える化】して自分が今やるべきことに集中できる環境を作ることで、不安やストレスとサヨナラすることができます。 
  

✓仕事のクオリティ、スピードが向上するから 

GTDは、自分がやるべきことだけを抽出し、それぞれのタスクに期限を設定することだからです。 

毎日遅くまで残業をする人の特徴に、次の3つが挙げられます。 

  • 仕事は来た順にこなしていく 
  • ギリギリになるまで仕事に手を付けるのを先延ばしにしてしまう 
  • 忘れていた仕事を急いで片づける 

 
仕事にはそれぞれ、期限と優先度が必ず存在するので、それらを整理するGTDはかなり有効です。 
 

✓GTDを使い続けて3年目の私のお墨付き 

目の前にある山のようなタスクを、独りぼっちの社内で泣きながら残業をしていた時に、GTDを知りました。 

「あれもやらなきゃ。これもやらなきゃ。」を「あれはやらなくていい。これはいつまでに。」と整理するだけで、本当に頭がスッキリするんです。 

仕事に追われる不安やストレスがなくなって、全力で仕事に集中できるようになりました。

平日は夜22時まで、土日も10時間労働、もし病院に行ったらうつ病の診断をされていたと思うほど、心身ともにボロボロになっていた私でしたが、このGTDに本当に救われました。

それほど、自分の頭の中だけで考えるということはストレスや不安の原因になっているということです。
  

GTD【終わらないタスクとストレスからの解放】

GTDのやり方を簡単3ステップで解説していきます。 

ステップ1 全てのタスクを紙に書く

質よりも量にこだわり、気になっていること、やらなくてはいけないことを紙に書き出しましょう。 

○○さんへのメールの返信という細かいことでもなんでも書きます。 

また、仕事だけでなくプライベートも。 

彼女への誕生日プレゼントの購入とレストランの予約や、焼き肉食べたいという【気持ち】もです。 

ポイントはこのステップに一番時間をかけることです。

私は1時間から2時間くらいかけて、50から100くらい書き出します。

悩んでいる人
そんなにないよ!

と思う方。大丈夫です。意外にあります、ひねり出しましょう。 

ステップ2 やるべきこととやらなくてもいいことに振り分け 

まずはタスクの目的や水準を自問自答して、やるべきことかどうか判断しましょう。 

次の質問がポイント。 

  • そもそもやる必要があるのか? 
  • 求められているレベル(水準)はどこか? 
     

目的と行動がずれていたり、慣例的な仕事はけっこう多いものです。以下は例。 

✓そもそもやる必要があるのか? 

【会社の公式マスコット制作 】を例に深掘りしてみましょう。

Q1.何のためにマスコットが必要なのか? 
  ⇒会社の認知度を上げるため 

Q2.何で認知度向上を目指すのか? 
  ⇒会社の信頼性を高めるため 

という質問に対する答えがあった場合。 

信頼性の向上であれば、わざわざお金をかけてまでマスコットを作らなくても、SNSでの情報発信という方法も考えられますよね。 

どうやら、マスコットにこだわる必要はなさそうです。 

このように、はじめからマスコットを作ること、つまり前提ありきの仕事は意外にも多いものです。あなたが今やっている仕事、やろうとしている仕事にも隠されているかもしれません。
  

✓求められているレベル(水準)はどこか? 

そこまで必要性のない仕事に、過剰な品質で対応していませんか? 

例えば【定例の業務進捗報告会があった場合】 

資料のフォントやレイアウト、表を作ったりと、そこまで作りこむ必要は全くありません。

目的はあくまでも業務の進捗報告です。

今月の目標と達成状況、今抱えているタスク、今後の予定、くらいを箇条書きして後は口頭で説明すればOKです。 

そのタスクの目的を考えて、どの程度の品質にすればよいか考えてみましょう。 
  

ステップ3 すぐやることといつかやること+αに振り分け 

やるべきことは「すぐやること」、「いつかやること」、「人に任せること」に振り分けましょう。 
  

✓すぐやること 

すぐやることは、今すぐにやりましょう。

著者は2分ルール、つまり2分でやれるかどうか、という判断基準を推奨していますが私は5分ルールです。

実際に2分もやってみましたが、メールの返信など2分を超えてしまうケースが多くて5分に落ち着きました。

普段のタスクとかかる時間を照らし合わせてみましょう。
  

✓いつかやること 

期限を必ず設定しましょう。いつかやろうと思っていてはいつまで経っても手を付けず、貯まっていく一方だからです。
   

✓人に任せること 

部下や後輩、事務員さんに任せられることはメール一本打って終わりです。積極的に人に任せ、自分がやるべきタスクに集中しましょう。
   

✓留意点は3つ 

  1. 優先順位をつけない 
    緊急性を考えずに上から分類しましょう。 
  2. 1度に1件ずつ処理する 
    振り分け作業中に「あっこれすぐできるからやっちゃお。」はNGです。まずは分類。 
  3. 絶対に戻さない 
    すぐ、いつか、人に、分類する場所を決めたら絶対に戻さないようにしましょう。 
      

機械的にさばいて処理していきましょう。 
  

ポイント 

タスクは「行動レベル」まで細分化して、1タスク1作業を目指しましょう。 

大ざっぱな分類、つまり一つのタスクに複数の作業が含まれていてはけっきょく以前のままだからです。 
  

例えば会議の開催であれば

会場の確保、講師の手配、会議の参加者決定、案内状作成、案内状送付などなど。

これらすべてを片づけて完了となります。つまり一つのプロジェクトです。 

プロジェクトレベルで考えていたら、「何をいつまでにやればいいのか。」分かりません。 

作業一つ一つに分類していきましょう。 
  

さいごに 

今回紹介したGTDは下記の記事で紹介しています。

GTDだけでなく、タスク管理のおススメ本をまとめていますのでぜひこちらも併せてご覧ください。 

タスク管理に必要な全てを学べる本を12冊にまとめました

目の前にある山のようなタスクを、独りぼっちの社内で泣きながら残業をしていた時に、GTDを知りました。 

「あれもやらなきゃ。これもやらなきゃ。」を「あれはやらなくていい。これはいつまでに。」と整理するだけで、本当に頭がスッキリするんです。 

仕事に追われる不安やストレスがなくなって、全力で仕事に集中できるようになります。 

本当におすすめです。