タスク管理はノートでOK【書き方から習慣化まで解説】

タスク管理
悩んでいる人
「ノートでタスク管理したいんだけどどうすればいいの?」、「ノートでタスク管理をするためにオススメのノートは?」、「飽きっぽくて続かないんだけど習慣にするにはどうすればいいの?」、「ノートとアプリ、ぶっちゃけどっちがいいの?」

今回は、そんな悩みに答えます。 

◆本記事を読んでわかること◆ 

  1. ノートでタスクを管理する方法 
  2. タスク管理にオススメのノート 
  3. ノートタスク管理を習慣にする方法 
  4. タスク管理はノートが良い理由 

 
なお本記事は、次の3点をバックグラウンド(根拠)に構成されています。 

  • 20冊以上のタスク管理の書籍をベースにしたタスク管理方法 
    ※一番影響を受けているのはケビン・クルーズ氏の著書【1440分の使い方】 です。
  • 10冊以上の習慣化の本を読んで、実際に禁酒・瞑想を習慣にした私の体験談 
  • アプリ5年、ノート3年目の私がおススメするノートとタスク管理方法 
     

それでは、1つずつ解説していきます。
 

ノートでタスクを管理する方法 

いろいろな方法がネットや書籍で紹介されていますが、ここではシンプルを至高とします。 

ルールを作れば作るほど、それに縛られてめんどくさくなってしまうからです

ノートでタスクを管理する目的は、タスクをきちんと管理して「①余裕をもって」、「②仕事を期限内に終わらせる」こと。 

たくさんのルールに沿ったキレイなノートを作ることではありません。 
  

ノートの使い方 

詳細は下記にありますが、基本的な使い方は次の3つです。 

  1. リストの作成 
    その月のToDoリスト、週ごとのタスクをリストにして【見える化】します 
     ※ToDoは「するべきこと」、タスクはToDoを作業レベルに分解したモノのこと。 
  2. 毎日のスケジュール 
    週ごとのタスクリストから、その日やるタスクを書き出して管理します 
  3. メモ帳 
    日常の中で勉強になったこと、興味を持ったこと、アイデアを書きます。 

  

タスク管理の前に準備すること 

上記で述べたToDoリストとタスクリストを作成しましょう。 

ToDoとタスクの使い分けですが、例えば【○○会議の開催】はToDo、会議の開催にあたって「案内の作成」、「案内の送付」などがタスクとなります。 

ToDoを作業レベルに分解したものがタスクです

リスト作成のポイントは、全てに期限を割り振ること、また、タスクは1タスク1作業とすることです。 

✓すべてに期限を割り振る 

期限がなければ先延ばしにするのが人間の心理です。 

どの仕事を、いつまでに片づけなければいけいないのか

ということが整理できていないと、全ての仕事を同じ土俵に上げて、同じタイミングで処理しようとしてしまい、結局パンクしてしまいます。 

期限のない仕事なんてほとんどありません。 

期限が示されていなくても、上司や先輩に確認しましょう。 
  

✓1タスク1作業 

1つのタスクに作業が何個も入って「あれしてこうして次は・・・」とやっていては、スケジュール管理なんてできません。 

先ほどの例でいうと、会議の案内文を作る、案内文を送るというのが1タスクです。 

タスク管理ヘタ君
じゃあ案内文をつくるためにPCを立ち上げて、ワード開いて文章を打つのは3タスクになるの?

と、タスクの作り方で悩んだ時に役立つのが5分ルールです。5分以上かかる作業であれば、それは全てタスクにしてしまいましょう。 
  

ノートに書く必須項目は4つでOK 

それは【今日の日付】、【終業時刻】、【アポイント(予定)】、【MIT】です。 

MITとはMost Important Task、つまり「最も重要なタスク」のことを言います。 

この日は絶対にこれを終わらせるといったタスクとを、最大でも6個まで設定しましょう

6個以上設定すると、結局終わらずに翌日に持ち越す可能性があるのでおススメしません。

1日にできる範囲のタスクと、それにかける時間を設定して、必ず終わらせるようにしましょう。 

また、終業時間をあらかじめ書いておくことも大切です。 

それを決めておかないと、「終わらなかったら残業すればいいや。」と残業ありきのマインドになってしまい、ダラダラと仕事をする原因になります。 
  

ノートの作成例

毎日のスケジュールの書き方の例です。ノートを見開きで使って、左側に4つの必須項目を書くイメージです。

枠の中は、『こういうことを書いてください』という意味です。
  

タスク管理にオススメのノートはコチラ 

110円~4,000円、さまざまなノートを使って行き着いたのが、無印良品のハードカバーノートです。 

※カバーの質感を伝えたかったので少し暗いです・・・。

おススメポイントは次の3つ。 

  1. 紙の質(書きやすさ) 
  2. 見た目 (カバーの質感)
  3. 価格 (普段使いできる範囲)

特に、書きやすさは意外に重要です。 

ノートによって全然違い、良い紙は滑りが良くて字を書いていて気持ちがいいです。 

それに、毎日使うものなので、リーズナブルと見た目のカッコよさ、両方を満たすものがいいですよね。 

この無印のノートは2年半ほど愛用中

大きさも丁度よくて、ワイシャツの胸ポケットには入りませんが、ジャケットのポケットにはすんなり入ります。 

会議や打ち合わせの際に胸からスッと黒くて艶めかしいノートを出すと、周りも「おっ」と思うし気持ちも入るので、ノート入門にはぴったりです。 
  

ノートタスク管理を習慣にする方法 

ポイントは「環境を整える」ことです。 

習慣とは「無意識でもできること」を言います。

例えば歯磨き。「歯磨き粉をつけて、どこの歯から磨いて~。」など考えませんよね。 

また、スマホのフリック入力。「親指を”あ”に乗せて~。」なんて考えないと思います。 
  

無意識レベルに到達するには継続する必要がありますので、続けることができる環境を整えましょう。 
  

✓習慣化のポイント【環境を整える】 

ノートを書くタイミングとそのための準備を、あらかじめ整えておきましょう。 

歯磨きで言ったら、朝起きたら、昼ご飯を食べたら、寝る前に、とタイミングが決まっています。 

また、洗面台に行ったら歯ブラシが置いてあり、仕事用のバッグの中には携帯歯ブラシが入っていたりと、「すぐにできる」準備が整っています。 
  

ノートタスク管理で言うなら、・・・

◆タイミング 

  • 起床時、会社到着時、就寝前など 
       

◆そのための準備 

ポイントは「何かと一緒にやる」こと。そうすれば、必ずノートを書くための準備ができます。 

  • 家のトイレにノートとペンを置いておく 
  • カバンから机に出す「筆記用具」と同じ場所にノートをしまっておく 
  • 夜、歯を磨く洗面台に置いておく 
      

タスク管理はノートが良い理由 

結論から言うと、どちらにも良いところはありますが、プラスαの効果を期待できるのがノートです。

その理由は次のメリットのとおり。 
 

自由度が高い

ノートは浮かんだアイデアや興味を持ったことなどを、その場ですぐに、絵や表、”→”などの記号を使って書き残すことができます。 

スマホでは、表をパッと作ったり、言葉と言葉を矢印で結んだりと、頭の中身を全て出すには不十分。自由度が低いんです。 

また、脳は覚えたことの約40%を、たった20分で忘れてしまうという、記憶に関する実験結果があります。

せっかく浮かんだ思考をきちんと残すために、ノートはとっても有効です。 
  

記憶の呼び戻し力が高い

これは私の主観ですが・・・。 

スマホで記録するよりも、ノートに書いた方が後で見返したときに「そうそう。この時~・・・。」と、書いた時の記憶が鮮明に呼び戻されます。 

スマホでサッと記録するよりも、ノートに実際に書くという手作業が加わることで、より記憶との結びつきが強いからだと思います。 

写真を見た時に、当時の思い出がよみがえったり、サザエさんを見ると月曜日が憂鬱になるアレと同じですね。 
  

会社など周囲からの評価が上がる 

スマホよりも、見た目のカッコいいメモ帳を使っている人の方が、仕事ができそうな印象を相手にあたえることができます。 

これはハロー効果と言い、

お互いに因果関係があるのかわからないのに、ある特徴がそのヒト・モノ全体の評価をゆがめてしまう現象です。

他にも、 

字がきれいな人と汚い人

きれいな人の方が仕事ができそうな印象がありませんか? 
 

このイメージを逆手にとることで、さらに出世し、もっと難易度の高い仕事に挑戦することができます。 
  

まとめ 

  1. ノートでタスクを管理する方法 
    1. 1か月のToDoと毎週のタスクリストを作成 
    2. 毎日のスケジュール管理 
    3. 週が終わったら翌週のタスクリストを作成 
    4. 1か月が終わったら新しい翌月のToDoとタスクリストを作成・・・ の繰り返し 
  2. タスク管理にオススメのノート 
    書きやすさ・値段・大きさの3拍子がそろったのが無印良品のハードカバーノート。 
    ドヤれます。 
  3. ノートタスク管理を習慣にする方法 
    書くタイミングとその準備、環境を整えて、習慣にするためのハードルを下げましょう。 
  4. タスク管理はノートが良い理由 
    ノートの方が【自由度】、【記憶の定着】、【会社からの評価】に軍配が上がります。 

  

下記は私がノートでタスク管理をする際に読んだ本などをまとめた記事になります。

タスク管理がもっと上手になりたいと思う方は、ぜひ併せてご覧ください。

タスク管理に必要な全てを学べる本を12冊にまとめました