チェックリスト付き【タスク管理のココが苦手!】3つの苦手と解決策をまとめました

タスク管理
悩んでいる人
タスク管理が苦手!なんで?どうすればうまくできるようになるの?

こんなことに悩んでいませんか?

  • タスクが多すぎてヤバい!残業が習慣になってしまっている。 
  • 毎日のタスクリストを作っても、結局終わらなくてグダってしまう。 
  • タスク管理をしよう!と思っても続かない。いつも3日坊主に。 
      

これ、2年半前~1年前の私です・・・。タスク管理ができなくて、ひどい時には残業が月100時間を超えることもありました。

というわけで今回は、タスク管理が苦手な人にありがちな3つの苦手とその解決策を解説 します。

内容は、誰でもわかるようにとってもシンプルにしました。

この記事を読んだ今日から実践できて、かつ、その日の内から目に見える効果が期待できます。

◆本記事を読んでわかること◆

●多すぎるタスクに振り回される!
 ⇒やるべき仕事だけに集中できるようになります。
●1日のタスクの設定量が分からない!
 ⇒未終了タスクを翌日に持ち越さなくなります。
●やろうと思っても続かない!
 ⇒タスク管理を習慣にできるようになります。

  
本記事は、次の3点をバックグラウンド(根拠)に構成されています。

  • 20冊以上のタスク管理の書籍を読んだ知識に基づくタスク管理テクニック 
  • 10冊以上の習慣化に関する書籍を読んで実際に禁酒と瞑想の習慣化に成功した私の体験談
  • タスク管理がめちゃくちゃ得意。月の残業は10時間未満の私
      

それでは1つずつ、苦手とその解決策を説明していきます。 

タスク管理のココが苦手!【多すぎるタスクに振り回される】 

タスク管理にはまず、「①やるべき仕事とやらない仕事を正確に把握すること」、「②優先度別に仕事を選別すること」、この2つが必要になってきます。 

次のチェックリストに当てはまる人は、その2つが苦手な人の特徴になるので、ぜひこのまま読み進めてください。 
  

次に当てはまる人は要チェック 

□仕事を頼まれたら断るのが苦手
□自分が今どんな仕事を抱えているのか理解していない
□自分で何をするべきなのか決めるのが苦手
□仕事は発生した順にこなしている

3Cをつかって解決しましょう 

3Cとは簡単に言うと、【仕事の断捨離】をするためのフレームワークです。これにより 

やるべきことだけに集中できるようになります
  • Cut(やめる)
    ⇒目的や必要性から見直して、やめる仕事を決める
  • Convert(移す)
    ⇒苦手な仕事を他の人にやってもらう
  • Combine(集める)
    ⇒分散していた仕事を一か所に集中させる
      

それでは、1ステップずつ解説していきます。(本当はココにもう一つ、Create(創り出す)というのがあるのですが、タスク管理にはそこまで重要ではないので省略します。)
  

✓Cut(やめる)

次の視点で無駄な仕事を減らしていきましょう。

  • そもそもやる必要があるのか?
  • 求められているレベル(水準)はどうか?

    具体的に解説します。
そもそもやる必要があるのか?

あなたが今抱えているタスクは、それをやることが「当たり前」だと思ってはいないでしょうか?

前提ありきで、その仕事をすること自体が目的となっている仕事は意外に多いものです。

例えば、昔から同じ方法で行っている業務など。

このような業務は、見直してみると案外もっと簡単にできる方法があったりします。

仕事の目的や意味を自問自答をして、そもそもやる必要があるのか考えてみましょう
 

求められているレベル(水準)はどうか?

そこまで必要性の高くない仕事に、過剰品質で対応していませんか?

たとえば毎週の業務進捗報告会など。

やたらとデザインにこだわる人がいますが、目的は業務の進捗状況の共有で、見た目ではありません。

この仕事は何のために、誰のためにやっているのか?

ここでも自問自答をすることで、仕事のクオリティの目安がつかめます。

全ての仕事に全力投球をしていては疲れるし、いつまでも終わりません。
  

✓Convert(移す)

次の視点で、あなたが今やらなくてもいい仕事は他に移しましょう。

  • もっと他に全力を注ぐべき仕事はないのか?
  • 自分の時給に見合った仕事なのか?
もっと他に全力を注ぐべき仕事はないのか?

あなたが苦手とする業務や、時間だけがかかる単純作業などはありませんか?

苦手とする業務を頑張って克服しようとすることも大切ですが、適材適所という言葉があります。

苦手な仕事、また単純な作業に貴重な時間を費やすより、あなたがやるべき仕事に力を注ぎましょう。

自分の時給に見合った仕事なのか?

自分の時間を時給に換算して考えるようになると、行動の無駄が減っていきます。

私の部署の高橋君を例にあげます。

彼は関係各社に文書を大量発送する際、自ら手紙を三つ折りして封筒に入れる作業をしています。

しかし我が社には、そういった単純作業を代行してくれるパートさんの部署が別にあるんです。

こんな単純作業を自分でやっていては、時間がもったいないですよね?

月収を30万円、週の労働時間を40時間、月脳労働時間を160時間としたときの時給は【1,875円】になります。時給思考を持って時間を大切にして、行動の無駄を減らしていきましょう。
  

✓Combine(集める)

まとめてやった方が速くなる仕事はないか、あなたの仕事について考えてみましょう。

仕事は、始める時には準備をしたり、仕事を終えた時には片づけて、次の仕事をするために集中力をリセットしたりと、仕事の前後は意外にも時間を必要とするからです。

メールチェックなどはよく挙げられる例ですね。

何度もメールを立ち上げて、確認して、返信して、とやっていては非効率で時間がもったいないです。
 

同じ仕事、似たような仕事を1日に何度もしていませんか?

自分の身の回りにないか、探してみましょう。
 

タスク管理のココが苦手!【1日のタスクの設定量が分からない】 

前の章でタスクの断捨離ができた、ということで、この章では実際に毎日のスケジュール管理をしていく際の苦手とその解決策について解説します。 

今日はこれやるぞ!と意気込んでも、1つ1つのタスクに思った以上の時間がかかってけっきょく次の日に持ち越し。 

そんなグダグダが続くと、「なんて自分は仕事ができないんだ」など、自分が嫌いになっていしまいますよね。 

次に当てはまる人は、毎日のスケジュール管理が苦手な人の特徴になるので、1つでも当てはまるようでしたらこの章をそのまま読み進めてください。 
 

次に当てはまる人は要チェック 

□その日のタスクを翌日以降に持ち越すことが多い
□1日のタスクを6個以上設定している
□設定したタスク以外の急な仕事が入って結局残業してしまう
□どのタスクにどれくらいの時間がかかるのか理解していない

  

解決策を5つ用意しました 

①標準時間を把握する 

どの仕事にどのくらいの時間がかかるのか、標準時間を把握しましょう。

標準時間を把握していなければ、けっきょく就業時間をオーバーして、次の日に持ち越す可能性があるからです。

例えば、日報作成なら30分、見積書作成なら60分など。

時間の見積もりをすることで、無理のない範囲でタスクを設定することができます。

また、新しく始める業務だとしても、どこかで共通している部分はあります。

これには30分かかるから、このタスクもこのくらいの時間がかかるだろう。と推測してみましょう。
   

②1日のタスクは多くても6個まで 

「今日は絶対にこれをやる」という重要なタスクを最大でも6個まで設定しましょう。

1日7時間働くとして、1タスク1時間、予備1時間としているからです。

当たり前ですが、これ以上設定すると7時間を超えてしまい、残業になってしまいます。

また、もともと無理な量のタスクを設定してしまっては、

終わらなかったら残業すればいいや

と、【残業ありき】のマインドになってしまいます。これではタスク管理なんてやる必要がないですよね。
  

③標準時間の1.5倍でタスクを設定

「標準時間もOK!1日のタスクも6個設定!それでも終わらなくて残業してしまう!」という場合は、

それぞれのタスクの所要時間を1.5倍で見積もりましょう。

30分で終わると予想しているタスクなら45分で見積もります。

早く終われば儲けもの。他のタスクを先にやればいいだけです。

標準時間の設定は初めは難しいかと思うので、余裕をもって考えてみましょう。
  

④終業時刻を決める 

②でも少し触れましたが、終業時間を決めなければ「終わらなければ残業すればいいや。」と、残業ありきのマインドになってしまいます。

そうなってしまうと、日中もダラダラと仕事をしてしまうことにもなるんです。

とはいえ、残業をしなくてはいけない日もあるかもしれません。なので、「残業をしないぞ!」というよりは、

今日は絶対この時間に帰るぞ!

と、終業時刻を朝の内に決めましょう。ポイントは、終わらなくても帰ることです。

そのくらい自分にストイックになると、日中のパフォーマンスも向上します。

  

⑤1時間は空白の時間を作る 

1日のスケジュールをみっちりと固めてしまうと、不測の事態に対応できません。

必ず、何もしない時間帯を設定しておきましょう。

上司から「今日中にお願い!」なんて言われることは少なくありません。

何もなかったら他の仕事をしたり、身の回りの整理整頓をすれば無駄にもなりません。

大切なことは、「やるぞ!」という意気込みではなく、無理のない範囲で続けることです。
  

タスク管理のココが苦手!【やろうと思っても続かない】 

タスク管理のやり方は分かったけど続かない。そんな場合の解決策になります。 

続けるためのポイントは「環境を整えること」です。 

習慣とは無意識でもできることを言います。

例えば歯磨き。「歯磨き粉をつけて、どこの歯から磨いて~。」など考えませんよね。 

また、スマホのフリック入力。「親指を”あ”に乗せて~。」なんて考えないと思います。 
  

無意識レベルに到達するには継続する必要がありますので、続けることができる環境を整えましょう。 

✓習慣化のポイント【環境を整える】

毎日のスケジュールをつけるタイミングと、そのための準備を、あらかじめ整えておきましょう。 

歯磨きで言ったら、朝起きたら、昼ご飯を食べたら、寝る前に、とタイミングが決まっています。 

また、洗面台に行ったら歯ブラシが置いてあり、仕事用のバッグの中には携帯歯ブラシが入っていたりと、「すぐにできる」準備が整っています。 
  

タスク管理で言うなら、・・・

◆タイミング 

  • 起床時、会社到着時、就寝前など 
       

◆そのための準備 

ポイントは「何かと一緒にやる」こと。そうすれば、必ずノートを書くための準備ができます。 

  • 家のトイレにノートとペンを置いておく 
  • カバンから机に出す「筆記用具」と同じ場所にノートをしまっておく 
  • 夜、歯を磨く洗面台にノートとペンを置いておく 
     

上記はノートで管理する場合ですが、スマホで管理するなら、決まった時間にアラームをセットするなどしてもよさそうですね。

  

さいごに

私は社会人8年目になります。いろいろな仕事術に関する本を読んで勉強してきましたが、

残業したくない。仕事の期限に遅れたくない。

と思っているのであれば、タスク管理を学ぶのが一番だと思っています。

タスク管理ができるようになることで、次の3つができるようになるからです。

  1. やるべき仕事だけに集中できるようになる
  2. 仕事に余裕を持つことができる
  3. 求められている結果(クオリティ)を期限内に出すことができる

 
学んでおいて絶対に損はないですよね。

下記は、私がタスク管理を学んだ時に読んだ本の中から、選りすぐりのおススメ本をまとめた記事になります。

タスク管理に必要な【時間管理】、【先延ばしクセの対処】、【習慣化】に関する本もまとめていますので、ぜひこちらも併せてご覧ください。

タスク管理に必要な全てを学べる本を12冊にまとめました