そのやり方、間違っていませんか?【正しい付箋のタスク管理術を徹底解説】

タスク管理
悩んでいる人
付箋でタスク管理をしているけどうまくいかない。 付箋でタスク管理する方法を知りたい、もっと上手になりたい。

今回は、そんな悩み答えます。 

◆本記事の内容◆ 

  • 付箋タスク管理の基礎中の基礎!まずはタスクの洗い出しを正しく行いましょう 
  • 付箋でタスク管理するなら必ず5つのルールをつくりましょう。 
    • ルール①【すべてのタスクに期限を割り振る】 
    • ルール②【タスクの標準時間をもつ】 
    • ルール③【付箋は1日最大6コまで】 
    • ルール④【付箋は優先度順に重ねて管理】 
    • ルール⑤【5分で終わるタスクは今すぐやる】 
        

付箋でタスク管理をするとき、こんな経験ありませんか? 

  • 取り掛かりやすいタスクだけに手を付けてしまい、時間がかかったり面倒なタスクはいつまでも残っている。 
  • 今日はこれをやるぞ!と思って、出社時にパソコンに貼りつけた付箋がぜんぜん減らず、次の日に持ち越し。 
  • タスクがどんどんたまり貯まる一方。こんなにやることがあってウンザリする。 
      

過去の私もそうでしたが、正しいやり方を知らないで【とりあえず】やってみると、こんな感じで失敗することが多いかと思います。 

その原因はズバリ、タスク管理の正しい方法を知らないからです。 

付箋タスク管理は意外に効果的なので、正しい方法を知らないのは、本当にもったいないんです。

付箋が効果的な例として1つ。
  

【終わった付箋をクシャッと丸めてゴミ箱へぽいっ。】

これは達成感や前進感があって、その日の集中力やモチベーションが向上します。

このように、付箋によるタスク管理って、意外にメリットが大きいんです。 

なので今回は、以下の実績を持つ私が、付箋でタスク管理をする方法やポイントを、わかりやすく解説していきます。 

◆この記事を書いている私◆ 

  • タスク管理本を20冊以上読んで今ではタスク管理がめちゃくちゃ得意です。前月の残業時間はなんとゼロ。 
  • タスク管理の有料セミナーの受講経験があります。その時に、付箋でタスクを管理する方法も教わりましたので、ココだけの話で有料級のテクニックをお伝えします。 

  
それでは、さっそく解説していきます。

  

付箋タスク管理の基本!タスクの洗い出し 

タスク管理を始める前の準備として、まずはタスクの整理整頓をしましょう。 

そもそも、やるべきタスク、やらなくてもいいタスク、人に任せられるタスクを整理できなければ、タスク管理はできませんよね。 

なので、次の3ステップですべてを洗い出して、

自分がやるべきことだけに集中できる環境を整えることが大切です。

ステップ1【全て書き出す】 

1枚の紙とペンを用意して、○○さんへのメールの返信など、細かいことでもなんでも、質より量にこだわって全て書き出します。 

私は1時間以上かけて、最低50は書き出します。 

ポイントは【全てを書き出す】ことです。 

ステップ2【やるべきこととやらなくてもいいことに振り分け】 

洗い出したタスクを、次の2つの質問をポイントにして、「やるべきこと」か「やらなくてもいいこと」かのどちらかに振り分けましょう。 

Q1.そもそもやる必要があるのか?

⇒他にやり方はありませんか?省略できませんか? 

Q2.求められているレベル(水準)はどこか?

⇒完璧主義になっていませんか?過剰品質になっていませんか? 

ステップ3【やるべきことを更に振り分け】 

やるべきことは「すぐやること」、「いつかやること」、「人に任せられること」に振り分けましょう。 

「すぐやること」、「いつかやること」については、これから説明するルールの中で解説します。 

人に任せられる仕事って結構多いですよね。

後輩、事務のおばちゃん、下請けなど。時間だけがかかるカンタン作業などは積極的にお願いして、自分がやるべき仕事にリソースを割きましょう。 
  

付箋タスク管理のルール①【すべてのタスクに期限を割り振る】

期限のない仕事なんてほとんどありません。 

また、脳科学の世界では「脳は怠け者」であると言います。人は本質的に楽をしようとする生き物なので、期限がなければどんどん先延ばしにしてしまいます。 

必ずこの日までには終わらせるという期限を設定することで、ようやくタスク管理のスタート地点に立ちます。
  

付箋タスク管理のルール②【タスクの標準時間をもつ】 

「何にどのくらい時間がかかるのか」、自分だけの標準時間、つまりタスクに対して時間の見積もりをしましょう。 

タスク管理が苦手な人の共通点に、自分の標準時間を把握していないというものがあります。 

この標準時間を把握していないと、結局、1日の働く時間をオーバーして、翌日以降にタスクを持ち越してしまう原因になります。 

例えば、日報作成なら30分、見積書作成なら60分など。 

時間の見積もりをすることで、無理のない範囲でタスクを設定することができます。

また、新しく始める業務だとしても、どこかで共通している部分はあります。 

これには30分かかるから、このタスクもこのくらいの時間がかかるだろう。と推測してみましょう。 
  

付箋タスク管理のルール③【付箋は1日最大6コまで】 

「今日は絶対にこれをやる」という重要なタスクを最大でも6個まで設定しましょう。 

1日7時間働くとして、1タスク1時間、予備1時間としているからです。

当たり前ですが、これ以上設定すると7時間を超えてしまい、残業になってしまいます。 

また、もともと無理な量のタスクを設定してしまっては、 

タスク管理ニガテ君
終わらなかったら、いつもみたいに残業して終わらせればいいや。

と、【残業ありき】のマインドになってしまいます。これではタスク管理なんてやる必要がないですよね。 

さらに、急に上司から急ぎの仕事を依頼されること、予定外の行動が追加されてしまうこともよくあることですので、必ず1時間は余裕時間を設けましょう。 

何事もなかったら、身の回りの整理整頓をしたり、翌日以降のタスクを消化すればいいだけです。 
  

付箋タスク管理のルール④【付箋は優先度順に重ねて管理】 

その日やるタスクを付箋に書いたら、まず優先度別に整理しましょう。 

そして、パソコンの脇にペタペタと貼るのではなく、やるべき仕事順に重ねて管理しましょう。今やる仕事しか目に入らないようにするのです。 

脳は、ランダムな情報を視覚するのが苦手で、目の前にパラパラと付箋があると、「次何やるんだっけ?」とパニックになりやすい特性があります。

いま説明した付箋を重ねて管理は、神経科学者のダニエル・レヴィティン博士が勧める方法です。

時系列順に整理して脳の負担を少なくする。シンプルながら有効的な方法です。 
  

付箋タスク管理のルール⑤【5分で終わるタスクは今すぐやる】 

タスクとして付箋に書いて管理するかどうかは、

5分で終わるかどうか

という目安で考えてみましょう。 

例えば、○○さんへのメールの返信などはすぐにできるので、そもそもタスクとして管理する必要がないですよね。 

本来、タスクとして管理する必要がないのに、例えばメールの返信を10コ貯めてしまえば、それだけで立派なタスクになってしまいます。 

抱えるものが多ければ多いほど、あなたは自由に動けなくなってしまいます。 

タスクは少なくするに越したことはありません。 
  

さいごに【タスク管理テクニックを身につけましょう】 

タスク管理ができるようになると、仕事に余裕をもって、期限内に仕事を終わらせることができるようになります。 

また、やるべきことが明確になると、「つぎ何やるんだっけ?」という焦りや不安がなくなるので、ビジネスシーンにおけるタスク管理テクニックは、必ず身につけておきたい技術ですよね。 

以下は、タスク管理がめちゃくちゃ得意な私が読んで勉強した本の中から、選りすぐりの本をまとめた記事になります。 

併せてこちらも読むことで、あなたもタスク管理マスターになることができます。 

タスク管理に必要な全てを学べる本を12冊にまとめました

最後までご覧いただき、ありがとうございました。 

あなたのタスク管理力向上の力になることができたら、これほど嬉しいことはないです。