残業が1/3に減った時間管理能力の向上方法【3要素に分解して解説】

ビジネススキル
悩んでいる人
時間管理が苦手!どうすれば時間管理能力を向上させることができるの?

今回は、そんな悩みに答えます。 

本記事では、ビジネスシーンを前提とした時間管理の3要素を解説し、各要素の向上方法を紹介しています。 

時間管理能力は身につけることで時間を思いどおりコントロールすることができるようなるなど、非常に重要なスキルです。 

数多くの本を読んだ私の中の結論になりますが、時間管理とは 

時間の使い方の最適化を図り、最小の時間で最大の結果を出すこと

だと考えています。 

この記事を読んで、ぜひあなたのスキルアップにお役立ていただきたいです。 

◆本記事の内容◆

時間管理の3要素と能力向上のためのポイントを解説
 ①やるべきことだけに集中できるようにタスクの断捨離をする
 ②断捨離したタスクをスケジュールの管理
 ③割り当てたスケジュールどおりに行動する

ちなみにこの記事を書いている私ですが、一言でいうと「読書家サラリーマン」です。 

年間のべ300冊、時間管理に関する本は計30~50冊以上は読んでいます。 

実際に時間管理も得意です。

  • 時間管理が下手な頃
    年間の残業時間は463時間(サービス残業含まず)
  • 時間感管理が得意な今
    この記事を書いている2020年は、8月末現在で5か月計53時間(年間見込み120時間)を達成

なんと残業を3分の1以下に抑えることができました。 

こうして時間を作ってブログを書くことができています。 
  

それでは、時間管理の3要素について、それぞれ解説していきます。 
  

時間管理能力の3要素【ココを鍛えましょう】 

時間管理は大きく3つの要素に分解されます。 

①やるべきことだけに集中できるようにタスクの断捨離をする
②断捨離したタスクをスケジュールの管理
③割り当てたスケジュールどおりに行動する

上記3つを一言でまとめると「やるべきタスクだけを効率的に処理していく」です。 
  

この3つの要素に、朝・昼・夜のそれぞれに適した時間の使い方、タイマーやアプリの活用など、具体的なテクニックを加えたモノが、多くの書籍で時間管理能力と言われています。 

この3要素は生まれ持った才能は関係ありません。方法を学び、練習することで誰でもできるようくらいシンプルなモノです。 

過去の私もダメダメでした。

でも学ぶことで変わります。視界が一気に広がります。
   

時間管理能力の3要素【①タスクの断捨離】

まずはやるべきことの洗い出しをしましょう。やり方を3ステップでまとめると次のとおりです。 

①質よりも量にこだわって全てのやることを紙に書き出す。
②やるべきこととやらなくてもいいことに振り分け
③すぐやること、いつかやること、人に任せることに振り分け

  

これだけです。 

全てを洗い出す理由は、やることがたくさんあっては「あれもやらなきゃ、これもやらなきゃ。」と、焦りや不安の原因になってしまうからです。 

この不安や焦りは、実際にあなたの生産性を低下させ、余計に時間がない!と自分を追い込んでしまうことになります。 

上記3ステップを詳しく解説した記事を下記に載せますが、結論は3ステップで変わらないので、必ずしも読まなくても大丈夫です。 

仕事が終わらないストレスからの解放【タスク管理を見直しましょう】

大切なことは、まず初めにやるべきことだけに集中できる環境を整えることです。 

補足
3ステップで振り分けした「やるべきタスク」には、必ず【期限】を設定しましょう。期限のない仕事は先延ばしの原因になります。

  

時間管理能力の3要素【②タスクのスケジュール管理】 

整理したタスクは、紙のノートで管理しましょう。 

メンタリストDaiGo氏の【週40時間の自由をつくる 超時間術】によると、ノートやメモ帳など、アナログなツールで手書きした方が記憶に定着するとのことです。

アプリなどのデジタルでは、あまりにも入力が簡単なせいで、脳が十分に情報を処理する時間がなくなり、定着しにくくなるからです。

手書きの方が適度な刺激があって、定着につながるということですね。 

コチラの記事では、ノートでタスク管理する方法から、コスパ最強のおススメノート、ノートの習慣化の方法など解説していますので、併せてご覧いただくと、より理解が深まると思います。 

タスク管理はノートでOK【書き方から習慣化まで解説】

  

時間管理能力の3要素【③スケジュールどおりに行動】 

やるべきタスクだけを抽出し、スケジュールに落とし込んだら、後はそれに忠実に従うだけです。 

が、ここが一番難しいと思う人もいるのではないでしょうか? 

  • タスクを設定しすぎて時間オーバーになってタスクを翌日に持ち越し。 
  • 急な予定が入っていつの間にかグダグダに・・・。 

なんてよくある話ですよね。 

そんなあるあるを防ぐポイントを3つにまとめました。 
  

✓付箋は正しく使えば良ツールです 

その日やるタスクを付箋に書いて、まず優先度別に整理しましょう。  

そして、パソコンの脇にペタペタと貼るのではなく、やるべき仕事順に重ねて管理しましょう。今やる仕事しか目に入らないようにすることがポイントです。  

脳は、ランダムな情報を視覚するのが苦手で、目の前にバラバラと付箋があると、「次何やるんだっけ?」とパニックになりやすい特性があります。

マルチタスクも生産性の低下の原因になる、というのと同じですね。 

この付箋を重ねて管理は、神経科学者のダニエル・レヴィティン博士が勧める方法になり、時系列順に整理して脳の負担を少なくする。シンプルながら有効的な方法です。 

あのメンタリストDaiGo氏の著書でも登場する、信頼できる方法です。  
  

✓1日に設定してもいいタスクは6個まで 

1日7時間働くとして、1タスク1時間、予備1時間としているからです。 

当たり前ですが、これ以上設定すると7時間を超えてしまい、残業になってしまいます。 

また、もともと無理な量のタスクを設定してしまっては、 

終わらなかったら残業すればいいや

と、【残業ありき】のマインドになってしまうため、必ず正規の就業時間内に処理できる量のタスクを設定しましょう。 

補足
1タスクにかかる時間が分からない場合は、だいたいこのくらいで終わるかな?という予想時間に1.5倍をかけてスケジュール設定しましょう。余裕を持つことが大切です。

  

✓必ず何もしない時間をつくりましょう 

1日のスケジュールをみっちりと固めてしまうと、不測の事態に対応できません。 

必ず、何もしない時間帯を1時間は設定しておきましょう。 

上司から「今日中にお願い!」と言われたり、至急対応のメールがあるなど、予定が崩れることは少なくありません。 

何もなかったら他の仕事をしたり、身の回りの整理整頓をすれば無駄にもならないですよね。 

大切なことは、「やるぞ!」という意気込みではなく、その日のタスクを必ず終わらせるための余裕です。 
  

まとめ【時間管理能力は自由な人生への切符です】

  1. 時間管理は時間の使い方の最適化を図り、最小の時間で最大の結果を出すこと 
  2. 時間管理は大きく3要素に分解 
    1. やるべきことだけに集中できるようにタスクの断捨離をする 
      1. 質よりも量にこだわって全てのやることを紙に書き出す。 
      2. やるべきこととやらなくてもいいことに振り分け 
      3. すぐやること、いつかやること、人に任せることに振り分け 
    2. 断捨離したタスクをスケジュールの管理 
      1. タスク管理はデジタルよりもアナログの方が記憶に定着される 
    3. 割り当てたスケジュールどおりに行動する 
      1. ”今”やるべきタスクだけを見ることで、脳のパニックを防ぎます。 
      2. 何もしない時間帯を作ったり、所要時間を多めに見積もるなど、余裕を持つことが大切です。 

  
時間を自分の思いどおりにコントロールすることができれば、自由な時間を手にして、スキルアップや家族サービスなど、自分の好きに使うことができます。 

時間管理はビジネスだけでなく、プライベートでも重要なスキルですね。 

ちなみ今回の記事は、下記のおススメ本からいくつかのテクニックをピックアップしたものになります。

参考になる本ばかりですので、ぜひこちらも併せてご覧ください。

50冊以上から選んだ時間管理おススメ本20冊【必読3冊+良書13冊+おまけ4冊】