結果を出す人の「報・連・相」の方法【型(テンプレート)付き】

社会人1年目
悩んでいる人
「報連相って、実際どうやるんだろう」
「基本の報連相の方法を知りたい」
「ビジネスマンとしての基本は身につけておきたい」
「仕事でミスをしたくないな」
「良い人間関係があまり作れていないな」
「仕事で結果を出したいな」

今回は、「基本的な報連相の方法を知りたい!」そんなあなたを応援します。 

―今回の内容―
◆報連相のメリット・デメリット(できないとヤバいです)
◆報連相の基本(すべてに共通する基本事項)
◆基本的な報連相の方法(報連相には”型”があります)

本記事では、20冊以上の「報連相の方法」に関する本を読んだ私が、まずこれを最初に読んでほしいと強く思う1冊を紹介します。 

それは前川孝雄氏の【仕事の基本 結果を出す人の「報・連・相」】です。 

イラストが多く、内容も分かりやすいため、読書が苦手な方にも本当におすすめできる1冊です。(購入は記事の下にあるリンクからどうぞ。) 

 

私は、社会人5年目の時にこの本に出会いました。 

部署の中にどうしてもソリの合わない上司がいましたが、この本のとおりに実践した結果、私はいつの間にかその上司のお気に入りになっていました。


本記事を読むことで、あなたは明日からでも報連相ができるようになります。 

ぜひ最後までご覧ください。

報連相の方法を学ぶ前に【メリット・デメリット】

報連相のメリットは次の3つ です。

報連相のメリット

  1. 仕事のゴールを間違えない  
    ⇒間違ったことをしていても、きちんと報告していれば上司が修正してくれます。
  2. 仕事の質を高める
    ⇒上司から仕事のフィードバックをもらえることで、クオリティが高まります。
  3. 良好な人間関係を築く
    ⇒相談は信頼の証です。良い相談は良い人間関係を作ります。


就活生風に例えると、「報連相は潤滑油」とも言えますね。 

仕事は基本、1人だけで完結することはありません。

きちんと報告・連絡・相談をするということはチームをうまく回すだけでなく、仕事の結果を向上させるんです。 

  

報連相の方法の理解が不十分で起きた実際のトラブル 

おととし、私の職場に新卒で配属された、佐藤くんを例に説明します。  

係長
佐藤君、ウチでやっている〇〇サービスについて、他社とのサービスを比較するための一覧表をつくって。
佐藤君
分かりました!頑張ります!

数日後・・・ 

佐藤君
係長!できました(ドヤッ!)
係長
何これ?ウチのサービスの改善報告書!!??他社とのサービス比較表って言ったよね?

佐藤君は結果を残そうと張り切った結果、「比較表ということは、係長はウチのサービスを改善しようと思っているんだ!」と勝手に解釈をして、いつの間にか「自社のサービスの改善報告書」を作っていたのです。

誰もそんなことは頼んでいませんし、求めていません。  

結局、佐藤君の仕事は別の人間が急いで片付けることに。  

佐藤くんは自分の力だけでやろうと意気込んでいたため、誰にも相談や報告をしていませんでした。  

佐藤君、ほんとうに落ち込んでいました・・・。 

 

報連相ができないデメリット 

佐藤君の例をまとめると、基本的な報連相の方法を知らないと、次の3つのデメリットが生まれます。 

  1. 上司が求める結果(水準)と、自分が目指すゴールにズレが生じます。 
  2. 報告をしないことでフィードバックが得られず、ミスや遅れの原因になります。
  3. 仕事を任せた上司はもちろん、フォローする他の社員にも迷惑をかけます。 

 

結果を残そう!という意識はとても重要ですが、自分だけで完結する仕事なんてほとんどありません。  その意気込みが空回りしないよう、まずは、「報連相」をしっかりと学びましょう。  

 

報連相の方法【報連相に共通した3つの基本】 

①細かいことでも何でも言う  

細かいことでもなんでもいいので、まずは「報告するクセ」をつけましょう。  

上司は、部下に仕事を任せた責任があるため、あなたの一挙手一投足を気にかける必要があるからです。 

私のおすすめは、朝イチに「今日やることリスト」を上司に提出し、終業前に結果の報告をして、フィードバックをもらうことです。

また、朝イチ、終業前と時間を決めることで、上司もあなたのために、あらかじめ時間を確保してくれるようになります。  (個別に時間を取ってもらうことが難しければ、メールなどを活用しましょう。)

 

②悪い情報ほど早く言う  

言いづらい案件ほど早く話して、気持ちをラクにしましょう。  

新人のやらかしなんて、発覚時点では大したことない状況がほとんどです。  

大抵の先輩方が、若かりし頃に経験していることです。 解決方法なんていくらでも考えつきます。

しかし、時間が経てば経つほど事態は悪化します。  

参考に、ミスをしない方法、ミスをしてしまったときの対処法をこちらに掲載します。

新人にありがちな2つのミスの防ぎ方【ミスの対処法5つ付き】

 

③自分の意見をもつ  

「どうしたらいいですかね…?」の先頭に「自分はこう思うのですが、」をつけ足しましょう。  

相談を丸投げして人に判断を委ねてばかりでは、自分の仕事を主体的に進めることはできません。

また、相手も丸投げされては「少しは自分で考えろ!」と思ってしまいます。

あなたの仕事はあなたのモノです。責任をもって取り組みましょう。 

 

報連相の方法【報告】 

正しい報告の手順  

  1. 目  的:まず、何についての報告なのか、案件名と目的を述べる
  2. 結  論:話の要点となる「結論はこうです」を述べる
  3. 補足説明:結論などを補足するため「背景・状況・経緯」を述べる
  4. 感  想:結論に対して簡単な感想を述べる

 

実際の報告例

  1. 目  的
    現在進めている、当社の公式マスコット制作プロジェクトの進捗報告です。
  2. 結  論
    今月の進捗目標のうち、「仮デザインの決定」以外は完了しました。
  3. 補足説明
    現在、A社とB社にデザイン案を依頼しています。
    A社からすでに提出があり、B社からは今週中の提出が予定されています。
  4. 感  想
    A社のデザインを確認しましたが、当社の理念をよく理解していて、とても意欲的な姿勢がうかがえます。
    私もさらにやる気になってきました!

ココで意外に大切なことは④感想です。上司によっては「結論だけでいい。」という人もいますが、私たちは感情の生き物です。

あなたがその仕事にかける熱意や思い入れをセットで話すことで、上司もあなたを気にかけ、応援してくれるようになります。

   

✓話に区切りをつける  

報告をする際、「〇〇の件について~、~で、~のところ、~だったので、」など、句読点をつけずダラダラと話してしまっては、話の要点が見えず、相手をイライラさせる原因になります。  

大切なことを適切な言葉で簡略に説明するよう心がけましょう。  

基本は「案件名と結論から」です。

 

報連相の方法【連絡】  

報告が仕事の経過や結果といった「結論」を伝えるのに対し、連絡は情報を互いに共有したり、相手へ行動を依頼するための「事実」を伝えることを言います。

正しい連絡の手順  

  1. 目的:まず、何についての連絡なのか、案件名と目的を述べる  
  2. 事実:話の要点となる事実「今なにが起きているか」の部分を述べる
  3. 影響:事実によって、「相手にどのような影響があるのか」を述べる
  4. 依頼:相手に依頼したい行動は何か、その期限はいつかを述べる

 

実際の連絡例

  1. 目的
    会議の日程変更のご連絡です。
  2. 事実
    新型コロナウイルスの影響により〇月〇日に予定していた会議を延期する運びとなりました。
  3. 影響
    再開については現段階では未定のため、△月△日までに決定しなければならない議事に、影響する可能性があります。
  4. 依頼
    つきましては、WEB会議にて意見を諮ることとしましたので、都合の悪い日程を□月□日までにご連絡願います。

 
ココで大切なことは、「何があって、相手にどんな影響があるのか。」を簡潔に伝えることです。

✓連絡の基本はメール  

あなたの職場によって、また緊急度や重要度によって方法は変わりますが、なるべくメールで済ませることをおすすめします。 

基本的に、電話、面会での説明は、相手の時間を奪う行為です。  

電話は特に時間泥棒の側面が顕著で、相手が今何をしているのか分からないにも関わらず、一方的に電話かけることで、相手の作業を中断してしまいます。  

デキるビジネスマンほど、時間を大切にします。  

報連相の方法【相談】 

正しい相談の手順  

  1. 目的:まず、何についての相談なのか、案件名と目的を述べる  
  2. 事実:話の要点となる事実「今なにが起きているか」の部分を述べる
  3. 背景:なぜそれが起きているのかを述べる
  4. 意見:事実に対して自分の意見を述べる
  5. 伺い:あなたはどう思うか、意見を伺う

 

実際の相談例

  1. 目的
     お客様からクレームが来たのですが、ご相談に乗っていただけないでしょうか?
  2. 事実
    お客様から、窓口対応についてクレームが来ました。
  3. 背景
    お客様の対応内容別に、受付の順番を柔軟に変更してほしいとのことです。
  4. 意見
    たしかに、対応に時間のかからない内容であれば、待たされるのはお客様の負担になると思います。
  5. 伺い
    〇〇さんはどう思いますか?

✓自分の意見を持つ

相談において最も大切なことは「自分の意見」を持つことです。  

自分の意見がないと、相手の言い分を鵜呑みにしかねません。  

また、複数の人から意見があれば、何を参考にすればいいのかわからなくなり、パニックになります。  

だから、相談に臨む際は必ず「自分はこう思う」を明確にしてから、話しかけましょう。  

  

その他に大切なことは、あくまでも相手の意見は参考として聞くことです。

例:偉い人との飲み会は断ったらダメだ。と上司から言われた場合

このアドバイスの本質は、飲み会に参加することではなく、コミュニケーションの重要性です。


相手と良い関係を作るのであれば、こまめにメールするだけでもいいのではないでしょうか。  

最後に判断を下すのは、自分の仕事として受け持ったあなたです。  
相手の意見が何を意図するものなのか、本質を見極めましょう。  

 

✓相談は信頼の証  

自分には解決できない問題を、相手に意見を伺う相談という行為は、裏を返せば「相手への信頼」を示すものです。  

私も後輩から相談されると「よし、かわいい後輩の頼みだ。一肌脱いでやるか!」と思います。  

すなわち、良い相談は人間関係を良好にします。  

きちんと自分の意見を持ち、分からないことは上司を頼りましょう。

 

まとめ 【報連相は基本であり必須のスキルです】

  • 報連相のメリット(報連相は潤滑油)
    ①仕事のゴールを間違えない
    ②仕事の質を高める
    ③良好な人間関係を築く
  • 報連相ができないデメリット(できないとヤバいです)
    ①上司が求める結果(水準)と、自分が目指すゴールにズレが生じる
    ②報告をしないことでフィードバックが得られず、ミスや遅れの原因になる
    ③仕事を任せた上司はもちろん、フォローする他の社員にも迷惑をかける
  • 報告の基本
    目的⇒結論⇒補足⇒感想
  • 連絡の基本
    目的⇒事実⇒影響⇒依頼
  • 相談の基本
    目的⇒事実⇒背景⇒意見⇒伺い

 

いかがでしたでしょうか?報告・連絡・相談には、それぞれ決まった「型」があります。  

この型を習得することで、あなたは必ず「デキる新人」になることができます。  

ただし、気を付けてほしいのは、報・連・相はできて当たり前のこと、ということです。

もしあなたがビジネスマンとしての成長を望むのであれば、努力を続けましょう。  

 

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