仕事ができない人の特徴【コレを直すだけで1年が370日になります】

その他
悩んでいる人
「仕事ができない人の特徴って何だろう」
「もっとテキパキ仕事ができるようになりたい」
「仕事ができない人の特徴に自分は当てはまるのかな」
「もっと仕事ができるようになりたい」


今回は、そんな悩みに答えます。

本記事では、8年目に突入した私のサラリーマン人生で出会った中で、一番仕事ができない私の同期のHさん

2年間観察して発見した、たった一つの特徴を解説します。

結論から言うと、整理整頓ができていない。という特徴です。

もしHさんが【デスク・PC・タスク】の3か所を整理整頓をすれば、タイトルにもあるとおり1年に5日足され、370日になります。(1日に換算すると30分です。)

なぜかというと、いくつかの企業の調査を平均した結果、ビジネスマンが調べものに費やす時間は 

年平均150時間

という結果が出ました。 これを1日あたりに換算すると、約35分になります。  

平均的なサラリーマンの1日の勤務時間を8時間、Hさんは月に100時間残業&仕事ができないので、ざっくりプラス5時間とします。

そして、改めて算出しなおすと、Hさんは、毎日約1時間も探し物などに使っていることになります。

 

だから、この探し物に使う時間をせめて平均的なサラリーマン程度の30分までに削減することで、

仕事ができない人の1年は370日になります。

仕事ができない特徴は他にもあるかもしれんが、まずは整理整頓をして仕事の環境を整えましょう。  

仕事の環境を整えるということは仕事の土台をつくること

建物を建築するときも、まずは土台を固めることから始めます。

 自分が整理整頓ができていないと思ったら、ぜひ最後までご覧ください。 
 

仕事ができない人の特徴:デスクが整理整頓されていない  

ここが仕事ができないポイント 

Hさんの机は、比喩抜きでごみ屋敷です。手の置き場だけしかありません。  

  • 常にすき間なく紙の束が山積み
  • なんでも紙で保存  
  • メールですら印刷して紙で保存  
  • パソコンの周囲が大量の付せんに覆われている。  
  • フィギュア、お菓子、謎のぬいぐるみなど、余計なものが多い。  


このような状況で、モノを探す時間を減らせるわけがありません。  

また、視線があちこちにいってしまい、集中力が散まんになる原因にもなります。
 

改善ポイント 

いっそ何も置かないこと、です。  

メンタリストDaigo氏や、さまざまな仕事術の本でも紹介されており、私も実践してみて、確かな効果を実感しました。  

私は基本、パソコン以外は机に置きません。資料のほとんどはデータで管理しています。

例えば紙でしか手元にないものも、全てPDF化して保存します。  

こうすることにより、ページをパラパラめくって資料を探すといった、無駄な時間が無くなります。  

また、自分の周りにパソコンしか置かないことで、目の前の画面に集中できるようになります。  

仕事ができない人にオススメの本

  • 自分を操る超集中力 【著 メンタリストDaiGo氏】
    集中力の生み出し方から疲れのリセット方法などを分かりやすく紹介してくれます。
    明日から使えるテクニック満載で、DaiGo氏の著書の中でもトップクラスにオススメです。
  • 1時間の仕事を15分で終わらせる 【著 清水久三子氏】
    砂時計をイメージした時、”砂”があなたの能力として、真ん中のすぼみを”ボトルネック”、つまり障害としています。
    このボトルネックを取り除き、砂の通りを良くしてくれるおすすめの1冊です。

 

仕事ができない人の特徴:パソコンが整理整頓されていない 

ここが仕事ができないポイント 

デスクがごみ屋敷で、パソコンの中がきれいなわけがありません。  Hさんのパソコンもひどい有様です。  

  • デスクトップがファイルで埋まっている。  
  • フォルダの分類にルールがないから迷宮状態  
  • ファイルとフォルダの名前が適当で、探しているモノなのか、開いてみないと分からない   
  • メールの受信フォルダは一つだけ。未読が50件以上  


程度の問題はあれ、1つでも当てはまる人がいたら今すぐに改善しましょう。  

PCの環境が、探し物の時間を左右する一番の要因です。

なぜなら、当然ですが仕事で一番使うのがパソコンだからです。 

また、【デスク編 】でお伝えしたとおり、今後はデスク上の資料もすべてデータで管理することになるためです。 

改善ポイント 

✓デスクトップ  

ここでも出てくるお勧めの方法は「何も置かない」です。  

デスクトップにWordやExcel、メール、Internetなどの標準アプリしか置かないようにしましょう。

当然ですが、デスクトップに何十個もファイルがあれば、探すのにそれだけ時間がかかってしまいます。  

✓ファイル 

おすすめの名前のルールは【日付_資料名_用途・目的】です。  

例えば毎月の定例会議の資料だったら【20200506_売上報告‗定例会議】など。  

これにより、日付順にファイルが並び、一気に分かりやすいフォルダになります。  

✓フォルダ 

写真のように、トーナメント表のような階層構造でフォルダを整理しましょう。  

ここでのポイントは、必要なデータを開くまでに10秒以内にたどり着く構造にすることです。

ある大手車メーカーでも、この10秒ルールを採用しています。  

それだけ、探す時間は無駄ということです。  
 

✓メール  

頻繁にメールする人の専用フォルダをつくったり、部署ごとで分けたりなど、あなたの普段のメールの使い方に合わせて、受信フォルダの編集をしましょう。  


また、特定の人からメールがあったら、自動的に特定フォルダに収納することができるのをご存じですか?  

やり方は簡単ですので、「メール 自動 仕分け」などでググってすぐに設定しましょう。

   

仕事ができないな人にオススメの本 

 

仕事ができない人の特徴:タスクが整理整頓されていない 

ここが仕事ができないポイント 

Hさんが整理整頓できていないのは身の回りだけではありません。  

タスク(その日やるべきこと)もごちゃごちゃです。  

Hさんは、その日のタスクを付せんに書いて、パソコンのふちに貼り付けているため、ある日のタスクをのぞいてみると。  

  • タスクを10個以上も設定している  

今日やることが10個以上もあっては結局終わらず、いつの間にかできない前提、残業前提のマインドになってしまいます。  
 

改善ポイント  

タスクは多くても1日6個までにしましょう。 

  • そもそもやる必要はあるのか?  
  • 削減・統合・簡略化できないか?  
  • いつまでにやらなければいけないのか? 

上記の視点で、1日にやらなければいけない業務を限定して、6個終わらなければ帰らない。逆に、終わらせたら帰ることができるルールを自分に課しましょう。 

そして必ず、このルールを守りましょう。  
 

仕事ができない人にオススメの本

  • 1440分の使い方 【著 ケビン・クルーズ氏】
    タイトルにあるとおり、1日は1440分しかありません。この時間を大切にするための方法を15の秘訣に分けて教えてくれる、おすすめの1冊です。
  • 初めてのGTDストレスフリーの整理術【著 デビッド・アレン氏】
    いま今抱えているタスクを全て書き出し、それらをルールに基づいて仕分けします。
    そうすることで、仕事を見える化して、ノンストレスで仕事を進めることができるようになるおすすめの1冊です。

まとめ【仕事ができない人の特徴は整理整頓ができていない】

  • ビジネスマンの調べ物時間は35分。仕事ができない人は約1時間
  • だから、整理整頓をして【物理的な時間】を確保しよう
  • 仕事ができない人の特徴【デスク】
    ・机に何も置かない。紙しかないものもすべてPDFにして保存
  • 仕事ができない人の特徴【PC】
    ・デスクトップには標準アプリ以外は置かない
    ・ファイルの名前のルール作り【日付_資料名_用途・目的】
    ・フォルダは階層構造。10秒以内にたどり着くルール
    ・メールは専用フォルダ、自動仕分け
  • 仕事ができない人の特徴【タスク】
    ・その日のタスクは多くて6個まで

これができていないために、1日に約30分以上の時間を無駄にしている人が多くいます。  

1日30分は1か月で10時間。1年では120時間。まるまる5日。

この30分を大切にできるかどうかが、今後のビジネスライフだけでなく、プライベートにも大きく影響してきます。  

少しずつでもいいので、毎日整理整頓の時間を決めて、環境を整えていきましょう。  

参考記事は下記のとおり

仕事ができる人の特徴はまとめると3つです【最速出世エリートの観察結果】

【こんなに簡単!?】会社からの評価の上げ方2つを解説

仕事のやりがいとは?そもそも必要?【仕事のやりがいを見つける2つの方法】